System CRM dla firmy – realna potrzeba czy niepotrzebny wydatek?

To oczywiste, że małe firmy bardzo często kierują się w swojej działalności możliwymi oszczędnościami. Z tego względu bardzo często ostrożnie podchodzą np. do zakupu nowych urządzeń czy oprogramowania. Istnieją jednak takie aplikacje, w które naprawdę warto zainwestować i które przynoszą przedsiębiorstwu realne zyski. Nie chodzi tu nawet o pakiet biurowy, bez którego nie sposób funkcjonować nawet w życiu codziennym, a co dopiero w rzeczywistości firmowej.

Niezwykle ważne jest bowiem nie tylko to, w czym przygotowujemy oferty czy firmowe pisma, ale także to, jak organizujemy kontakty z Klientami. Małe i średnie firmy funkcjonują często w sposób rozproszony: każdy z pracowników trzyma firmową pocztę na swoim komputerze. Telefony do klientów zapisuje w firmowym smartfonie. Wiele osób korzysta także z notesów. Często bywa nawet tak, że pracownicy (lub szefowie) prowadzą dwa kalendarze – jeden w wersji papierowej, drugi – elektronicznej.

Przy pojedynczych projektach całą firmową sytuację można opanować metodami opisanymi powyżej, ale jeśli liczba klientów rośnie przychodzi moment krytyczny. Jak go rozpoznać? Np. jeśli pracownik przez kilka minut szuka numeru telefonu do kontrahenta albo jeśli nikt w firmie nie może znaleźć wiadomości, którą klient wysłał na jeden z dostępnych adresów.

Jeśli obieg informacji w firmie ulega tak poważnym zakłóceniom, to każda zmiana personalna staje się prawdziwą katastrofą. Przeniesienie pracownika na inne stanowisko oznacza, że jego następca przez kilka następnych tygodni będzie musiał odnajdywać się w sytuacji. A jeśli pracownik odejdzie niemal z dnia na dzień? Wówczas przejmowanie jego kompetencji może okazać się zadaniem niemal niewykonalnym.

To naturalne, że każdy z nas organizuje sobie pracę na swój sposób. Jednak można i warto wprowadzić w firmie takie rozwiązania, które zbierają i porządkują wszystkie najważniejsze informacje o projekcie. Prosty CRM online wystarczy, by rozwiązać niemal wszystkie problemy komunikacyjne.

Pracownik może odnotować w systemie fakt, że otrzymał zapytanie ofertowe, następnie zapisać złożoną klientowi ofertę. Każdy z uczestników projektu ma przypisane dane kontaktowe. Ważne informacje można wysyłać i pobierać w miejscu widocznym dla wszystkich zainteresowanych. Nie trzeba już pilnować, czy wiadomość zawierała „DW” z każdym adresem mailowym – wystarczy zamieścić plik lub notatkę w miejscu dostępnym dla pozostałych osób w naszej firmie lub w firmie klienta.

Zarządzanie projektem przebiega w takiej sytuacji błyskawicznie. Dobry, prosty CRM online (CRM = system zarządzania kontaktami) sprawia, że każdy pracownik w każdej chwili jest doskonale zorientowany w projekcie. Praca staje się przejrzysta, kończy się problem z nieodebranymi mailami czy niejasnymi terminami. Wszyscy znają swoje obowiązki i zadania, a znalezienie potrzebnej informacji zajmuje chwilę.

System CRM dla firmy to najlepszy sposób na uporządkowanie zarówno pracy wewnętrznej, jak i współpracy z kontrahentami bez względu na to, jaki jest styl pracy poszczególnych osób zaangażowanych w projekt. Wspólna platforma do wymiany plików i informacji, taka jak CRM7.com,  nie wymaga nawet szkolenia pracowników – jest na tyle intuicyjna, że można korzystać z niej od razu.