Krok I : Instalacja Office Launcher

Office Launcher to zewnętrzna aplikacja, która wymaga jednorazowej instalacji na komputerze uzytkownika systemu CRM7. Dzięki niej będzie możliwe generowanie ofert. 

Krok II : Wypełnienie potrzeby

Wypełnienie tzw. "Potrzeby", czyli formularza zapotrzebowania na dany produkt lub usługę to etap, który podsumowuje otrzymane zapytania ofertowe. W praktyce wygląda to następująco: firma otrzymuje zapytanie od potencjalnego klienta, np. w formie uzupełnionego formularza na swojej stronie internetowej. Jeśli CRM7 jest zintegrowany z formularzami na www, system automatycznie wypełni potrzebę na podstawie uzupełnionych przez klienta danych w zapytaniu.

Potrzebę w systemie CRM7 można również wypełnić ręcznie, jeśli zapytanie spłynęło np. drogą telefoniczną. Potrzeba mówi o tym, czego potrzebuje klient i na tej postawie jest możliwe wystawianie ofert handlowych.

Ofertowanie w CRM7 wymaga jednorazowego wprowadzenia do systemu szablonu oferty, który zawiera niezmienne elementy graficzne i tzw. tagi, służące do wypełniania szablonu zmiennymi danymi, np. adresem lub telefonem odbiorcy dokumentu.

Krok III : Edycja dokumentu w Office

Generowanie ofert w CRM7 polega na automatycznym uruchamianiu edytora tekstu lub arkusza kalkulacyjnego po wybraniu szablonu pliku do uzupełnienia.

Tagi, które zostały zawarte w szablonie, są uzupełniane o uprzednio wprowadzone dane dotyczące odbiorcy dokumentu. Tagiem może być imię i nazwisko, data, zwrot grzecznościowy itp. 

Wystawianie ofert ułatwia także wersjonowanie dokumentów, dzięki czemu użytkownik w przypadku nieoczekiwanego błędu nie utraci efektów swojej pracy.

Krok IV : Gotowy dokument

Gdy dokument jest gotowy, Office Launcher eksportuje go w formacie PDF do systemu CRM7. Tak przygotowany materiał gwarantuje profesjonalny wygląd i spójność z pozostałymi dokumentami firmowymi.

Kolejnym krokiem może być wysyłka przygotowanego pisma, również przy użyciu systemu CRM7.