W poniższym nagraniu Dyrektor Sprzedaży Grupy Raben dzieli się przepisem na udaną implementację systemu CRM, poczynając od zadania sobie strategicznych pytań dotyczących pracy organizacji, po zrealizowanie na ich podstawie fundamentów wdrożenia. Dyrektor ds. IT i Telekomunikacji przedstawia techniczne niuanse działania systemu, m.in. jak narzędzie do zarządzania relacjami z klientem komunikuje się z zewnętrznymi aplikacjami w firmie. Manager Procesu Sprzedaży odpowiada na pytania: „kto?”, „w jaki sposób? i „dlaczego?” korzysta z systemu CRM7 w Grupie Raben.

Wdrożenie CRM7 w Grupie Raben

Dynamiczny rozwój firmy Raben Polska sprawił, iż dotychczas wykorzystywana wersja systemu CRM7 nie obejmowała już wszystkich nowych aspektów biznesowych.

Zarząd Raben Polska zdecydował o wyborze nowego rozwiązania, które spełni następujące wymagania:

• spójna platforma wymiany informacji między wszystkimi oddziałami firmy Raben Polska
• wielojęzykowy interfejs użytkownika
• pełna integracja z istniejącymi systemami informatycznymi (m.in. dane finansowe Klientów, informacje o przesyłkach)
• cena i czas wdrożenia.

Po zakończeniu szczegółowej analizy dostępnych na rynku rozwiązań CRM, firma Raben Polska ponownie zdecydowała się na współpracę z dotychczasowym dostawcą systemu CRM – firmą more7 Polska.

Aplikacja projektowa i wdrożenie

Zidentyfikowano te obszary działalności, które wymagały wprowadzenia koniecznych zmian i usprawnień w codziennej pracy.

Przygotowania do wdrożenia rozpoczęły się szeregiem spotkań, podczas których określono potrzeby i wymagania firmy Raben oraz użytkowników systemu. Na uwagę zasługuje fakt bardzo krótkiego okresu wdrożenia. W terminie pięciu miesięcy udało się wdrożyć w pełni funkcjonalne rozwiązanie CRM zintegrowane z istniejącymi systemami informatycznymi firmy Raben Polska.

Workflow

Dzięki elastycznemu zarządzaniu istnieje możliwość wyznaczenia schematów postępowań, odzwierciedlających procesy biznesowe zachodzące w firmie. Istotą modułu Workflow jest automatyzacja zadań (procesów). Realizacja zadania powoduje automatyczne zaplanowanie kolejnego zdarzenia według zdefiniowanego diagramu postępowania oraz opcjonalnie wywołanie dodatkowych akcji w tle systemu (np. zmiana statusu Klienta w zależności od wartości oferty).

Działania związane z przygotowaniem oferty pochłaniały dotychczas wiele czasu, na które składały się: zebranie informacji o potrzebach spedycyjnych klienta, przygotowanie oferty, reoferty czy przygotowanie umowy. Powtarzalność i czasochłonność tych działań skłoniła firmę Raben Polska do ich automatyzacji z wykorzystaniem modułu Workflow. Zastosowanie procesów wprowadza standard postępowania, pozwalający pracownikom na efektywne pozyskiwanie nowych klientów i rynków zgodne z polityką firmy Raben Polska.

Integracja z pakietami Office

Jednym z założeń wdrażanego systemu była przejrzystość, wygoda i łatwość obsługi dla każdego użytkownika, co wymagało zastosowania szeregu złożonych rozwiązań technologicznych. Przykładem ich zastosowania jest moduł OfficeLauncher7. OfficeLauncher7 pozwala na płynną integrację CRM7 z popularnymi pakietami biurowymi (MS Office, OpenOffice).

W trakcie tworzenia wymaganego dokumentu lub oferty, w oparciu o wybrany szablon, pobierane są wprowadzone wcześniej do systemu CRM7 informacje (np. założenia ofertowe, potrzeby spedycyjne klienta). Mogą to być również inne dane zapisane w systemie, np adres firmy czy imię i nazwisko osoby kontaktowej.

CRM7 przejął na siebie konieczność wykonywania istotnych, ale powtarzalnych i czasochłonnych czynności związanych z ofertowaniem.Gotowa oferta otwiera się automatycznie w edytorze tekstowym (np. MS Office) gdzie może być dodatkowo modyfikowana. Po zapisaniu finalny dokument w postaci pliku PDF zapisywany jest w systemie CRM7. Uzyskano dzięki temu oszczędność czasu oraz poprawę komfortu codziennej pracy przedstawicieli handlowych. Tak wygenerowana oferta zawsze będzie miała profesjonalny i spójny wizerunkowo wygląd.

Kreator raportów - analiza danych

Kreator raportów to narzędzie systemu CRM7 umożliwiające budowanie raportów, w oparciu o wybrane źródła danych gromadzone w aplikacji.

Kreator umożliwia tworzenie dowolnych powiązań, indywidualne określanie zakresu analizowanych danych, metody oraz formy prezentacji wyników.

Podstawą działania Kreatora Raportów jest panel administracyjny, pozwalający przy pomocy mechanizmu drag&drop tworzyć raporty lub zmieniać ich ustawienia. W pierwszym etapie użytkownik określa źródła danych systemu CRM7, które będą wykorzystane w raporcie. Następnie określa parametry oraz wygląd wyniku raportu. Dodatkową opcją kreatora jest możliwość powiązania tworzonego raportu z innym już istniejącym czy definicja dalszych działań w stosunku do wygenerowanego wyniku np. uruchomienie nowych procesów sprzedażowych dla firm będących wynikami raportu.

Profesjonalne narzędzie, jakim jest kreator, daje możliwość wielostopniowych analiz. Z poziomu ogólnej analizy firmy, szybko można przejść do analizy sytuacji w oddziale a następnie do analizy konkretnych przypadków sprzedażowych. W ten prosty sposób, z poziomu CRM7 sygnały o sytuacji w firmie trafiają bezpośrednio do właściwych osób decyzyjnych.

Zastosowany model współpracy pomiędzy kreatorem raportów a modułem procesów, dostarcza szereg analiz, generuje sygnały o wzrostach i spadkach sprzedaży. Pozwala to na sprawne przeprowadzanie niezbędnych zmian i usprawnień biznesowych.

Podsumowanie

Wprowadzenie innowacyjnego systemu CRM7 w struktury działalności firmy Raben Polska to nie tylko usprawnienie funkcjonowania firmy oraz wymierne zwiększenie korzyści finansowych, będących efektem większej skuteczności działań biznesowych. To także dowód na to, iż w prosperowaniu nastawionej na sukces firmy nie istnieje pojęcie limitu efektywności.

Zobacz również:

• Chcesz powtórzyć sukces Grupy Raben? Złóż zapytanie na CRM7
• Film - wdrożenie CRM7 we Fracht FWO Polska
• Masz pytania dotyczące CRM? Skontaktuj się z nami
• Listy referencyjne dla more7 Polska od Grupy Raben
• more7 "Najlepszym dostawcą IT dla przemysłu 2012 w kategorii CRM" - edycja 2012
• Artykuł edykacyjny: "Etapy wdrożenia systemu CRM"
• Inne opisy wdrożeń systemu CRM7 w korporacjach
• Opisy wdrożeń CRM7 w MŚP